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Dokumentenbearbeitung

Bei der Bearbeitung von Dokumenten lässt sich zwischen Offline-Bearbeitung und kollaborativem Schreiben unterscheiden. Auch die verwendeten Dateiformate unterscheiden sich. Prinzipiell unterscheiden sich die Tools auch in der Darstellung von Text. Auf der einen Seite stehen Tools, die einfach nur auf der Tastatur eingegebene Zeichen ohne Formatierung darstellen und auf der anderen Seite die sogenannten WYSIWYG-Tools - „What You See Is What You Get“ – die umfangreiche Textformatierung erlauben, die direkt am Bildschirm sichtbar sind. Letzteres sind die bekannten Tools wie Microsoft Word oder LibreOffice (Open-Source). Erstere Tools erlauben teilweise aber die Übersetzung von bestimmten Textelementen in Text-Formatierung, so dass auch damit Überschriften, Aufzählungen, Fett-Schreibung etc. möglich sind.

Als „Plaintext“ bezeichnet werden Dokumente bezeichnet, die Text ganz ohne Formatierung oder anderen applikationsspezifischen Inhalt speichern. Für etwas mehr Struktur sorgen sog. vereinfachte Auszeichnungssprachen wie zum Beispiel ReStructuredText1 oder Markdown2. Diese verwenden Textelemente, die das Dokument in reiner Form schon leicht lesbar und bearbeitbar machen, aber in verschiedene andere Formate (HTML, PDF, …) exportiert werden können. Auch die gleichzeitge Darstellung der formatierten Darstellung am Bildschirm steht meist zur Verfügung. Die verwendete Sprache ist recht leicht zu lernen und bietet die wichtigsten Funktionalitäten für Texte. Mit Erweiterungen wie z.B. PlantUML ist es möglich auch Diagramme usw. zu generieren, das benötigt aber eine erweiterte und damit komplexere Sprache. Markdown hat eine sehr weite Verbreitung in Wikis, Blogs, Programmierplattformen wie Github oder Stackoverflow. Es gibt spezielle Tools, die den Einstieg und die Nutzung von Markdown erheblich erleichtern, da sie Unterstützung für die richtige Anwendung der Sprache bieten und formatierte Darstellung und Export in andere Formate direkt zur Verfügung stellen wie z.B. Zettlr.3 Microsoft Office und die freie Software-Alternative Openoffice4 bzw. Libreoffice5 sind Programme die nach dem What-you-see-is-what-you-get (WYSIWYG)-Prinzip arbeiten. Das heißt während der:die Autor:in ein Dokument bearbeitet, sieht er:sie bereits, wie es fertig formatiert aussieht. Aufgrund der einfachen Bedienbarkeit und großem Funktionsumfang wie Tabellenkalkulation, Präsentationen etc. haben diese Programm-Pakete eine große Verbreitung erlangt. Im Gegensatz zu Markdown ist man allerdings stark an das Dateiformart der Applikation gebunden und kann die Dokumente nur in der Anwendung selbst betrachten. Vor allem das Microsoft-Office-Dateiformat ist proprietär und damit teils problematisch in andere zu konvertieren.

In der wissenschaftlichen Arbeit ist das Softwarepaket LaTex6, das auf dem Textsatzsystem Tex aufbaut, weitverbreitet. Hier arbeitet der:die Autor:in mit einer Art Programmiersprache und kann nach der Berechnung der Ausgabe das fertig formatierte Dokument verwenden und ist damit im Grunde vergleichbar mit MarkDown aber erheblich komplexer. Latex eignet sich für hohe Ansprüche an die Formatierung, wie z.B. Mathematische Formeln, komplexere Textsätze, Dissertationen und insbesondere in Kombination mit Literaturprogrammen. Latex hat eine hohe Einarbeitungszeit, bietet dafür aber mehr Stabilität und mehr Berechenbarkeit beim Ergebnis und Erleichterung bei der Generierung von Literatur-/ Abbildungsverzeichnissen. Auch für das kollaborative Arbeiten ist es oft vorteilhafter offline an Dokumenten zu arbeiten. Online ist man abhängig von der Internetverbindung und hat gerade bei den WYSIWYG-Tools eine größere Latenz, d.h. die Tools fühlen sich „zäh“ an. In Kombination mit einem Cloudspeicher können offline bearbeitete Dateien wieder synchronisiert werden. Bearbeiten allerdings mehrere gleichzeitig die gleiche Datei, kann es zu Widersprüchen in der Bearbeitung kommen, die dann manuell oder mit Unterstützung der Tools wieder behoben werden müssen. Deswegen lohnt es sich zu prüfen, ob ein Online-Tool notwendig ist und wenn ja, ob dieses vom Typ „WYSIWYG“ sein muss. Im Folgenden werden fünf verschiedene Lösungen mit unterschiedlichen Anwendungsbereichen vorgestellt.

Online Kollaborativ

Etherpad Hedgedoc Cryptpad Onlyoffice Collabora
Lizenz 🕊️ 🕊️ 🕊️ 🕊️ / 💲 🕊️ / 💲
Apache 2.0 AGPLv3 AGPL v3 MIT MPL 2.0
Installation S S S S S
SSO ✅ ✅ ❌ - -
Entwicklung The Etherpad Foundation David Mehren und Team XWiki SAS Ascensio System Collabora Productivity

Markdown Editoren und Pads

Wie bereits erwähnt, bieten sich für simple Textverarbeitung leichtgewichtigere Tools an. So genannte Pads ermöglichen das kollaborative Arbeiten von vielen Autor:innen am selben Dokument mit simpler Formatierung. Gerade wenn zunächst der Inhalt und nicht die visuelle Darstellung im Vordergrund stehen, haben diese Tools viele Vorteile. In der Regel haben diese Tools keine spürbare Latenz.

Etherpad

Etherpad7 ist das älteste und am weitesten verbreitete Tool zum kollaborativen und im Wortsinne gleichzeitigen Schreiben. Es ist sehr einfach aufgebaut und fokussiert auf das Wesentliche: Text schreiben. Weiterhin ist sehr leicht nachvollziehbar wer was geschrieben hat, da jede:r Autor:in eine eigene Textfarbe erhält. Die Revisions-, Import-, Export-Funktionen, ein Chat und die Möglichkeit, Pads öffentlich in einem reinen Lesemodus zu teilen, machen das Tool vielseitig verwendbar. Durch Plugins lässt sich Etherpad auch noch im Funktionsumfang erweitern. Möchte man ein Dokument allerdings aufwendiger formatieren, kommt man mit Etherpad schnell an Grenzen und exportiert den Text nach der Kollaborationsphase besser in ein anderes Format.

Hedgedoc

Hedgedoc8 ist quasi wie ein Etherpad nur mit deutlich mehr Funktionen und nutzt Markdown um Textformatierungen zu ermöglichen. Es bietet eine laufend aktualisierte Ansicht des formatierten Textes, die das Erlernen erleichtert und die Überprüfung der korrekten Formatierung des Textes erlaubt. Weiterhin gibt es viele Erweiterungen, um z.B. Diagramme oder mathematische Formeln darzustellen oder das Dokument als Präsentation zu öffnen. Das integrierte Usermanagement zeigt alle Pads / Dokumente eine:r User:in an und kann auch per SSO angebunden werden.

Cryptpad

Wie der Name schon andeutet, legt Cryptpad9 großen Wert auf die Verschlüsselung der Dokumente. Neben Markdown Pads (Code genannt) bietet Cryptpad weitere Tools zur Dokumentenbearbeitung wie einen Texteditor (WYSIWYG) und Tabellenkalkulation über eine clientseitige Onlyoffice-Integration, Formulare, Kanban Boards und Whiteboards. Es gibt ebenfalls ein Account-Management. Eine externe Authentifizierung per SSO ist zur Zeit noch nicht möglich befindet sich aber in der Planung.

Office-Suites

Für die kollaborative Bearbeitung von Dokumenten nach dem WYSIWYG-Prinzip gibt es zwei verbreitete Lösungen: Onlyoffice und Collabora. Beide haben verschiedene Lizenzmodelle, die die Nutzung für eine kleinere Anzahl von User:innen kostenfrei in einer Community Edition ermöglichen und bei einer größeren Zahl von Anwender:innen kostenpflichtig sind. Leider kam es in unseren Tests sowohl bei Collabora, als auch bei Onlyoffice zu fehlerhaftem Verhalten, vor allem sobald mehrere Nutzer:innen gleichzeitig ein Dokument bearbeiteten.

Collabora

Collabora11 ist eine Lösung, die serverseitig die Office-Suite LibreOffice ausführt und dieses dann über ein Webinterface anbietet. Da die Inhalte anders als bei Onlyoffice vom Server gestreamt werden, kann es zu größeren Latenzen kommen. Die Open-Source-Version „Collabora Online Development Edition“ (CODE) wird von den Herstellern nicht für den Produktiveinsatz und auch nur für kleine Gruppen bzw. „Home Use“ empfohlen. Das liegt auch daran, dass es keine als stabil klassifizierten Veröffentlichungen gibt. Die Entwickler:innen von Nextcloud fokussieren bei der Integration von Office-Tools allerdings stärker auf Collabora als auf Onlyoffice. Positiv anzumerken ist, dass Collabora viel zum LibreOffice-Projekt beiträgt. Unsere Erfahrungen zeigen, dass Collabora insbesondere wegen der Latenz weniger flüssig als Onlyoffice läuft.

Onlyoffice

Der Onlyoffice10 Document-Server (Docs) kann z.B. in Nextcloud integriert werden oder als Teil des Onlyoffice-Workspace verwendet werden. Dabei handelt es sich um eine umfangreichere eigene Software-Suite. Onlyoffice orientiert sich stärker an dem Design von Microsoft-Office und nutzt auch dessen Dateiformat. Es verbraucht etwas weniger Server-Ressourcen als Collabora, da es überwiegend auf den Clients läuft. Die kostenlose Version bietet bis zu 20 simultane Verbindungen/Nutzer:innen. Eine Lizenz für z.B. 50 Nutzer:innen kostet 1200€ einmalig. In der Standardeinstellung gibt es eine potenzielle Fehlerquelle: Onlyoffice speichert Änderungen zuerst in einer eigenen Datenbank und synchronisiert sie erst zurück zu Nextcloud wenn kein:e Nutzer:in das Dokument mehr geöffnet hat. Da dies zu Irritationen und Datenverlust führen kann, ist es möglich, eine Option zu aktivieren, die Änderungen direkt in der Nextcloud speichert („Force Save“).

  1. https://docutils.sourceforge.io/rst.html ↩

  2. https://www.markdownguide.org/ ↩

  3. https://www.zettlr.com/ ↩

  4. https://www.openoffice.org/ ↩

  5. https://de.libreoffice.org/ ↩

  6. https://www.latex-project.org/ ↩

  7. https://etherpad.org/ ↩

  8. https://hedgedoc.org/ ↩

  9. https://cryptpad.org/ ↩

  10. https://www.onlyoffice.com/ ↩

  11. https://www.collabora.com/ ↩